紀陽情報システム株式会社

コラム

受信トレイを空に保つための方法

毎日、仕事でもプライベートでも、使わない日がないくらい普及しているメール。みなさんのメールの受信トレイは、既読・未読含めメールでいっぱいではありませんか?そういう私もメールの整理が下手で、どうしても受信トレイがいっぱいになり、見たいメールがすぐに取り出せないことがしょっちゅうです。

私の仕事では、メールのやり取りが多く、受信トレイの整理は大切な情報の整理になります。 何かいい整理方法がないかと思い、調べてみるとこんな方法が掲載されていたのでご紹介します。


「受信トレイを空に保つための5つのルール」

  1. いま読まなくてもよいメールは、受信トレイにあってはならない。
  2. 返信の済んだメールは、受信トレイにあってはならない。
  3. 知人や業者からの定期的なメールは、自動的にラベルが付くようにする。
  4. 受信トレイは、せいぜい2、3時間に1度のぞけばよい。
  5. 受信トレイのガードを固める(フィルタを更新し続ける)。

(サイト「シゴタノ!」のコラムより抜粋)


上記の5つのルールを徹底すると、受信トレイにあるメールはすべて何らかの対応が必要なメール、ということになります。その数が少ないほど、判断が速くなる、というわけです。 確かにこの5つのルールを実践できれば、受信トレイを空に保つことができるかもしれませんが、まず、今のいっぱいの受信トレイを空にするのに、何時間もかかってしまいそうです。

このサイトでは、はじめに受信トレイを空にする方法も掲載されていました。とりあえずアーカイブ用ファイルを作り、そこになんでもかんでも入れてしまうという方法です。さっそく、自宅のパソコンでやってみました。ちょっと強引ですが、あっという間に空になり、このすっきりした受信トレイを保つぞ!という気力が沸いてきます。会社のパソコンも同じようにできればいいのですが、やはり、後で読み返したいメールがたくさんあるため、自宅のパソコンのように、えいやっと簡単にはいきません。必要なメールがすぐ読めるよう、受信トレイを分類し、別フォルダに移していく作業をするしかないのですが、この分類でいつも挫折してしまいます。 そこで、どのフォルダに分類すればいいか悩むようなメールは無理に分類せず、未整理のフォルダを設け、そこに入れていくことにしました。これだとなんとか受信トレイは空になりそうです。

空の受信トレイは、仕事のやる気も起こさせてくれるような気がします。
「受信トレイを空に保つ」、ちょっとしたことですが、これだけで随分仕事の効率があがりそうです。
みなさまもお試しあれ。

2007/06/12 Posted by N.T.